一．采购管理系统概述
企业生产过程中，任一所需物资的短缺，很可能使得企业难以进行正常的生产；相反，对于某些物资的过量供应，又必定是库存积压，资金流通不畅，致使财、物损耗增加、企业经济效益下降。因此，作为生产服务过程的物料管理，成为企业科学管理的重要内容。
物资供应计划确定后，计划实施工作的范围十分广泛，包括组织货源、选择供应商、采购订货、合同管理、仓库管理。上述各项工作都相互联系，相互制约，构成物资供应
的有机整体。物资管理决定了物资和资金的周转速度以及物资流通中的经济效益，因此必须重视物资供应的各项工作。
二．功能摘要
1．供应商管理
存储所有供货商和销售客户的资料以及联系情况。
2．库存管理
存储进货详细信息以及库存内容的变更情况。
3．应付帐款管理
记录并提供对应付款的管理。
三、数据库功能说明/设计概要
1． 供货商管理功能说明
存储所有供货商的信息。包括姓名、单位、地址、电话、传真、E-mail、WWW网址等基本信息，同时也可以存储与该供货商的联系信息，并能查询该供货商的供货记录。
供货商报价管理功能说明
存储每次供货商报价的相关信息。
设计概要
表单：供货商报价单。每张供货商报价单存储一次供货商的报价相关信息，包括询价人、报价日期、供货商（从供货商信息库中选区）、报价详细信息等。
视图：可按供货商名称、询价人、报价日期等分类排序或查找报价信息。
操作：可将对方报价文件作为附件存储在库中。
进货合同管理功能说明
存储所有的进货合同信息，包括合同编号、合同详细信息（附加文档）、合同执行情况和合同付款详细信息。
可根据合同信息在库存管理中生成相应的入库信息。
设计概要
表单：进货合同单和进货物品单。通过进货合同单存储进货合同所有相关信息。通过不同区段存储进货合同的基本信息、详细信息以及合同执行和付款情况。进货物品单，是进货合同中的进货物品的详细的结构化存储形式。一张进货物品单存储合同中一种进货物品的具体信息。
视图：可按合同编号、供货商、合同日期、执行状态等分类排序或查找进货合同，并可按时间、供货商、状态、合同金额等进行统计。也可按进货物品单对进货合同中各种物品的数量、金额、进货日期等进行查询和统计。
操作：可将进货合同文件作为附件存储在库中。可自定义付款提醒日期使系统提醒自己付款。
2．库存管理功能说明
存储所有原料的入库库存信息。
入库时根据进货合同自动或手工生成入库物品的型号、数量、价格，并记录序列号等信息。
所有库存物品均需记录序列号。
库存物品可能会根据需要拆开或组装成新的物品，其价格、数量和序列号都会发生相应变化。
可按指定条件对当前库存进行统计和打印，并可打印入库单。
设计概要
表单：科目编码、物品编码、入库单。科目编码和物品编码是系统的初始化文档，用于所有库存物品的分类和编码。入库单存储所有入库物品的详细信息。
视图：在视图中由入库单的数量和价格合计反映出库中的实际库存情况。可按物品编号、物品类别查询库存物品的数量和金额；可按进货合同编号、供货商、进货时间、采购人员、库存状态等对入库进行统计和查询；了解实际的货源信息。
操作：库存管理人员可以根据实际入库情况，选取进货合同库中的信息，通过操作自动生成相关入库单。库存管理人员可以根据实际情况（分批）打印出入库单。可以对产品序列号进行查询（模糊查询），查出指定序列号物品的入库信息。
3．应付帐款管理
按入库原料的单价、数量及关税统计出应付的帐款。
四．项目流程
其组织结构图如下：
功能
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子功能 |
说明 |
| 信息维护 |
供应商信息 |
录入企业各物料供应商信息和起初报价情况 |
| 数据维护 |
提供对库房信息中各项目的定义和增减，并对库房信息项目录入格式进行维护 |
| 采购入库 |
填写入库单 |
根据订单（合同）确定采购入库。将入库单传给库房，修改库存表的预入数量和可支配数量；填写财务应收凭证。修改合同子表的执行情况和已执行数量 |
| 入库单修改 |
根据用户设定条件，查询出入库单，确定入库单的可修改项和可修改范围。将修改人和修改内容记录到入库单修改日志中，修改库房入库单信息和库存表的预入数量和可支配数量。如果应收金额发生变化，则填写原财务应收凭证红（负）票和现财务应收凭证 |
| 入库单打印 |
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| 入库查询 |
按条件查询入库单情况，提供打印功能 |
| 采购退货 |
填写退货单 |
根据入库单填写退货单。修改库存表的预出数量，填写库房出库单。填写财务应收凭证红（负）票 |
| 退货单打印 |
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| 采购统计 |
按期统计各物料订货情况统计查询 |
提供数据查询功能 |
| 库存管理 |
验收入库 |
按数据库已有信息对入库数量验收，填写实际到货数量和到货日期。修改库存表的预入数量和已到库数量。将实际到货数量和时间反馈到采购入库表中；修改库存各期数量表中的本期实际入库数量；记录库房台帐表；记录料帐总表； |
| 保管物料入库 |
将保管的物料正式入库验收。修改库存表的预入数量和已到库数量。将实际到货数量和时间反馈到采购入库表中；修改库存各期数量表中的本期实际入库数量；记录库房台帐表；记录料帐总表 |
| 库存日报 |
按用户定制的库存日报单位，报每日进、出、存量 |
| 应付帐款查询 |
应付帐款表单 |
按入库原料的单价、数量及关税统计出应付的帐款 |
