随着房地产和写字楼市场的规范和发展，物业管理的重要性日渐突出。基于Lotus Domino/Notes的物业管理系统为业主和物业公司内各部门搭建起信息传递与共享的平台，能够有效的增强物业管理的准确性和科学性，大幅度地提高工作效率。
本系统采用模块化设计，包括基础数据、业主管理和物业管理三部分。
一．基础数据
产业台帐
存储所有写字楼的房产基本信息。
包括楼宇信息和每个可租赁单元的详细信息，包括楼层、面积、装修情况、布线情况等基本信息。可将房产照片、工程图纸、产业介绍等各种信息和资料以文本、图片、声音、影片等各种形式附加在档案上。
可根据客户入住、转租、续组和退租信息自动修改房屋的当前租赁状态，并可即时统计空关和入住情况。
客户信息
用于记录租赁客户及潜在客户的相关资料和信息。
包括客户的基本信息、背景材料、租赁意向、特殊要求等各种信息。对潜在客户按重要性进行分类。
根据客户入住、转租、续组和退租信息自动修改当前客户状态。
二．业主管理
租赁合同
用于存储所有的房产租赁合同。
记录房产租赁合同的详细信息，可附加合同原件（中、英文）、平面图等信息。动态地反映租户的状态、租金、租期、租赁位置等信息，方便地查询签约及到期日期。可设置在合同到期前自动提醒。
租金管理
可通过租赁合同数据库，以租赁合同为依据自动或手动生成每月应收租金，记录每个客户每月的租金的付费情况，可生成并打印各租户的月租付款通知单，必要时还可生成催款通知单。可按各种条件查询各租户的付款情况。
三．物业管理
物业管理合同
存储所有客户的物业管理合同。
记录合同的详细信息，并记录客户租赁、转租、续组过程中的各种备忘信息。
客户入住管理
记录所有客户的入住、转租和退租信息。
客户入住和转租时记录客户入住日期、入住电表抄数、钥匙交接情况，给各部门发送客户入住/转租通知，修改产业台帐中相关房屋的租赁状态；客户退租时通过各部门联合检查的退租流程，确定是否可以退租，退租后修改产业台帐中相关房屋的租赁状态。
固定收费管理
记录对客户收取的固定收费。
包括每月物业管理费，电话线路租赁费，DDN专线安装租赁费等其他固定收费。
电话费
记录客户每月分机电话费。
水电费
记录客户每月水费和电费。
可根据客户需要按房间打印详细的水费和电费单。
停车费
记录所有停产费用收取情况。
包括汽车、自行车、助动车和摩托车的固定停车费和临时通车费。
其他服务&收费
包括超时服务费，送水、临时收费等其他服务项目的记录和收费
财务收费
每月对上述所有需收费项目按客户统计并打印收费单。
通过此模块，财务部门可快速准确等统计出当月每个客户的应收款项，并打印出详细的收费清单，有效的减轻了财务部门的负担，并可即时的进行查询。
装修管理
记录客户对租赁房屋的装修情况。
包括装修日期，施工队信息等，可通过发送客户装修通知联系办公室和安保部门。
客户报修
跟踪记录客户保修和处理情况。
前台接待人员输入客户报修详细情况并通知工程部人员，工程部完成后输入处理情况；可按不同条件查询保修和处理情况。
客户投诉
跟踪记录客户投诉和处理情况。
前台接待人员输入客户投诉详细情况并通知办公室或公司领导，经审批后转发给相关负责人，由其处理完毕后填写详细处理情况并通知办公室或公司领导。
设备维护管理
记录所有的设备维护信息。
楼宇中空调、电梯、水箱等设备需要定期维护保养，此数据库可建立所有需维护设施的明细台帐，并以此为基础安排维修和维护计划。
消防安保管理
用于记录消防和安全保卫活动、工作计划和工作总结等信息。
当消防及安保部门发现问题或事故隐患时，可通过此模块将问题及处理意见及时反馈给公司的有关领导和客户。也用于记录消防隐患的整改信息。
备用钥匙管理
记录客户备用钥匙的使用情况。
当客户因丢失或其它原因需使用应急备用钥匙时，通过此模块进行详细的记录。包括使用人、使用事由、核准人、现场情况、使用时间等内容。
临时人员资料
记录临时工作人员信息。
招募的保安和保洁等临时人员流动性较大，利用此数据库可对其人事资料进行管理。
以上是CAC Shanghai 提供的基于Lotus Domino/Notes平台的物业管理系统的基本模块
本系统构架于业界领先的群件软件-Lotus Domino/Notes 基础上，采用模块化的开发技术，具有操作简单、设置灵活、功能强大、注重实用等特点，用户可以自行选择使用模块，也可根据用户需求开发出更加实用的功能模块，如能结合办公自动化系统使用将使您的办公效率进一步提高。
